《設備檔案管理辦法》講解了設備檔案作為管好設備的基本條件和依據的重要性，公司需要將所有使用設備的資料交由檔案室進行集中管理，并且要求根據類型對資料進行編目，方便查閱利用。辦法闡述了設備檔案包含的基本內容有多個方面。設備購置審批表記錄購置環節的信息；從開箱驗收時獲取的裝箱單、清單及出廠合格證等確保設備初始狀態符合預期標準；安裝過程中形成的包括基礎圖、電器接線圖、地下管道圖在內的一系列文件與設備試運行記錄共同為新設備的安全穩定奠定堅實的基礎；針對日常管理和安全運維制定出設備的維修保養制度、操作規范流程，確保其長期有效運轉，此外還包括針對突發情況準備的設備事故報告單處理規定、重要事件如設備改造或報廢所需的正式文件；定期形成設備各項工作的月報也是存檔的內容之一。本辦法還指出外單位人員在特定條件下能夠查閱相關檔案，但受到嚴格的借閱控制限制，不得涂改等損害資料的行為發生，在部門協同方面，設備所在部門需把設備技術資料及時移交至安全部門，再由安全部完成初步整理并歸檔到檔案室進行編纂保存等工作。

《設備檔案管理辦法》適用于各類企業尤其是工業制造企業內部設備管理相關人員。涉及設備選購的采購員，安裝工程中的技術人員、工程師，以及負責后期維護保養的技術工人和管理部門，都能夠依靠該制度來保障設備的全生命周期都有據可依、有序可控。對于擁有較多大型或者復雜機械設備的企業而言，良好的設備檔案管理模式有助于提升管理水平，保證設備始終處于良好狀態。同時，當面臨監管部門檢查或者其他對外需求時也能夠高效準確地提供必要的設備信息。